新しい年度が始まる4月。勤め先での部署異動や転勤、また就職や転職で新しい職場に配属になる人、育児休業から保育園の新年度に合わせて職場復帰する人もいるかと思います。
従来なら関連部署や取引先などに挨拶に出向いていたのが、コロナ禍の現在、やむを得ずメールで済ませるようになった会社も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、新しい環境で働く時の挨拶メールについて、ビジネス上のマナーや注意点、いつ誰に送ればいいのかなどをシチュエーション別に紹介します。
おすすめの文例も用意しましたので、ぜひ参考にして下さいね。
「これからよろしくお願いします」配属メールはどう書く？
まずは、勤務先の人事異動や転勤などにより別の部署で働くことになった場合の挨拶メールの送り方です。
社内向け【配属・異動】メール、書き方と注意点
新しい部署に配属になったら、できるだけ初日のうちに社内の関連部署にメールを送り、着任を知らせましょう。
必ず入れるのは以下の3点です。
- 着任のあいさつ＋自己紹介（部署や役職）
- 担当する業務内容・以前の部署、前任者など仕事についての情報
- 今後の取り組み姿勢
他にも特に伝えたいことがあれば付け加えます。
メール件名は「着任のご挨拶」が一般的。
差し出し人に「○○部」などがついている仕様ならそのままでOKですし、そうでなければ【○○部○○課】と件名に書いてしまってもいいですね。
社内向けメールの書き出しは「お疲れ様です」や「業務中に失礼いたします」などで問題ありませんが、大きな会社で面識のない相手であれば「初めまして」も使えます。
本文は、他の社内メールやチャットを見てみると、比較的フランクな雰囲気なのかフォーマルな方が好まれるのかがなんとなく分かると思いますので、それに合わせてトーンを調整してみましょう。
【社内向け挨拶メールの文例】
業務中に失礼いたします。
この度、人事異動により〇月〇日付で〇〇部に着任した△△と申します。
異動前は〇〇営業所にて4年間営業事務を担当しておりました。
〇〇部におきましても皆様のお役に立てるよう努めて参ります。
当面は不慣れで何かとご迷惑をおかけするかと存じますが、
ご指導ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
本来なら直接席にお伺いしてご挨拶するべきところ、
メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
社外向け【配属・異動】メール、書き方と注意点
着任の挨拶時に新しい部署や役職を件名や差し出し人に含めるのは社内宛てでもおすすめですが、社外宛ての場合はより重要。
たとえば件名を「着任のご挨拶【〇〇商事株式会社〇〇部 氏名】」のように書き、メールを開く前から社名・部署・氏名が判別できるようにしておきましょう。
【社外向け挨拶メールの文例】
平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
はじめてご連絡を差し上げます、株式会社〇〇営業部の△△と申します。
この度、〇月〇日付で〇〇部へ着任いたしました。
今後は前任の△△の業務を引き継がせていただきます。
一日でも早くお役に立てるよう日々精進してまいりますので、
何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
本来なら直接お伺いしてご挨拶するべきところ、
メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
【転職】や【中途採用】のメールはどう書く？
出産育児などでブランクがあった人や、転職で中途採用になった人も、上記と同じように考えればOKです。
社内での異動と比べると、あなたの人となりや今までどんな仕事をしてきたのかが分かりにくいため、
「前職はトレーニングジムにて接客やプラン作成を担当しておりました。ボディメイクや健康維持でなにか知りたいことがあればお気軽にお声がけ下さい」
などと少し補足すると、より親近感が増すかもしれませんね。
【育休復帰】の挨拶メールのポイントは
育休からの職場復帰の場合、件名は「（育休）復帰のご挨拶」「復職のご挨拶」などとします。
社内向けの挨拶メールでは、育休中のフォローや赤ちゃんと安心して過ごせたことへの感謝を伝え、時短勤務などの変更点も記載します。
また、保育園に通い始めたばかりの赤ちゃんはひんぱんに熱を出し、早退や休みが増えることが予想されますが、そのときは夫婦で協力して対応するつもりであることも伝えておきましょう。
社外向けにはシンプルに育休から復帰したことを記載するのみで構いませんが、社内向けと同様、時短勤務など業務に関わる内容は明確に伝えるようにしましょう。
【育休復帰時の社内向け挨拶メールの文例】
件名：復職のご挨拶
お疲れ様です。
〇〇部の△△です。
昨年8月より育児休業をいただいておりましたが、本日より職場に復帰いたしました。
休業中はおかげさまで母子共に健康に過ごすことができました。
皆様のお力添えに心より感謝申し上げます。
今年度中は時短勤務制度を利用させていただくため、9:00〜16:00までの勤務となります。
子供の体調不良等でご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、できる限り皆様のご負担にならないよう夫婦で協力して対応してまいります。
1日も早く業務で貢献すべく日々努力していきますので、今後共どうぞよろしくお願いいたします。
挨拶メールに共通の注意点やポイント
異動・中途採用・育休復帰など、それぞれの立場や相手先によって挨拶メールの内容は少しずつ変わりますが、共通した注意点やポイントとして次のようなものがあります。
リスト作成
いきなり送りはじめるのではなく、まずはリストを作成し、上司など責任者に問題ないかを確認してもらうと安心ですね。送り漏れも防げます。
いつ送ればいいか
一般的なビジネスマナーとしては、「個人の挨拶メールは業務時間外に送る」とされていますが、急ぎの業務がなければ、着任当日の午前中など業務時間内でも早めに送ってよいケースも。
こちらも上司などに所要時間を伝えて確認をとってみましょう。
POINT
- 社内・社外とも、できるだけ初日に、部署や氏名などを明記して送る
- 担当業務や必要な事務連絡はもれなく記載する
- 今後の抱負や意欲などを前向きに伝えて締めくくる
新しい職場のスタートが順調なものになるよう、ぜひ素敵な挨拶メールを作成してみて下さいね。
フリーライター。新聞社や大手通販サイトにてファッション・ライフスタイル系記事を執筆中。幅広い世代の流行やトレンドから、自分を含めた大人女性が毎日のファッションにリアルに取り入れられるアイテムや着こなしのヒントを厳選してお届けします！
